Juridique

Attiré/e par les cabinets d’avocats internationaux ?

Cet article est destiné aux personnels des cabinets d’avocats (hors avocats)

Au fil des ans, le travail dans les cabinets d’avocats et dans de nombreux autres secteurs a évolué. Dans un passé pas trop lointain, la dactylographie occupait une place relativement importante dans le rôle d’un/e assistant/e juridique. Aujourd’hui, les évolutions technologiques font qu’elle a été remplacée par une expertise en gestion documentaire nécessitant une connaissance avancée des logiciels de formatage de documents. La technologie a également augmenté le ratio avocats / assistants, réduisant considérablement le nombre d’assistants personnels en cabinet d’avocats. Les assistants d’aujourd’hui ont toujours des avocats / associés désignés, mais l’accent est dorénavant axé sur le travail d’équipe. La facturation a été impactée (de plus en plus de e-billing) ainsi que les systèmes de classement, en utilisant à la fois des méthodes manuelles et électroniques. Les télex et les fax ont disparu depuis longtemps et le barreau français dispose aujourd’hui de son propre système électronique, e-barreau / RPVA.

Un grand cabinet ou un petit cabinet ? Chez SmartSteps nos clients juridiques sont internationaux et spécialisés en droit des affaires. Il existe de nombreux et divers rôles de support et les tâches à accomplir varient souvent en fonction de la taille de l’entreprise. Il s’agit d’une généralisation, mais on pourrait suggérer que les petites entreprises offrent des rôles plus polyvalents. La dotation en personnel n’inclut souvent pas de personnel pour effectuer chaque tâche. Les grandes entreprises proposent des rôles plus clairement définis. Elles disposent des équipes support (réceptionnistes, reprographie, comptabilité, finance, RH, …) et des outils nécessaires pour vous permettre de travailler rapidement et efficacement. Les réceptionnistes préparent les salles de réunion, commande des plateaux repas ainsi que les taxis et prennent en charge les plis, … le service reprographie peut assister avec les bibles, présentation de documents, et il y a l’indispensable service informatique quand les ordinateurs ou les logiciels deviennent « difficiles » …. Beaucoup de grandes entreprises offrent des programmes de formation réguliers, tandis que les petites entreprises offrent plutôt de la formation «sur le tas». Les perspectives changent également en fonction de la taille de l’entreprise. Les grandes entreprises ont souvent des bureaux dans le monde entier, ce qui peut générer des opportunités de mobilité. Beaucoup de nos candidats ont déménagé dans des bureaux à Luxembourg ou à Londres, certains ont obtenu des contrats de formation juridique ou se sont dirigés vers d’autres professions plus adaptées à leurs qualifications et d’autres ont saisi l’occasion de démontrer leurs compétences dans différents domaines.

Il y a de multiples départements en droit : Corporate / Fusions & Acquisitions / Fonds de Capitaux Privé, Restructuration & Insolvabilité des Entreprises, Droit social, Fiscal, Arbitration, Bancaire, Concurrence, Propriété Intellectuelle, Technologie, Média & Télécoms, Marché des Capitaux Internationaux, Immobilier, contentieux, Projets, Droit public, Finance … pour n’en nommer que quelques-uns. Les clients juridiques viennent de tous les horizons et les avocats s’occupent de projets divers allant des fusions pharmaceutiques géantes aux négociations d’achat et de vente d’avions.

Assistant/es : pour de nombreux postes, le travail peut être qualifié de classique avec des compétences pouvant être transférées à d’autres secteurs d’activité. Certains postes peuvent être plus techniques et demandent normalement une première expérience en droit :

Les aspects classiques des postes comprennent la gestion de l’agenda, les préparatifs de voyage (en France et à l’étranger), l’organisation de réunions et d’événements, la formation de nouveaux collaborateurs, la mise en forme de documents à l’aide de styles et de modèles internes, la révision, la correction de documents courts et longs, la traduction, le téléphone, la gestion des conférences téléphoniques, des courriels, la préparation et, dans certains cas, l’aide à la rédaction de la correspondance, à l’ouverture de nouveaux dossiers clients, à la facturation, au classement, à la numérisation, à la commande de documents juridiques auprès d’Infogreffe, à la création de bibles …

Il est également possible d’être appelé en soutien à des spécialistes du marketing pour travailler de concert avec eux sur les aspects concernant vos avocats désignés, présentations PowerPoint, mise à jour des CV des avocats ainsi que des coordonnées clients, aide à la préparation d’appel d’offres et aux soumissions (Legal500, Chambers, …).

Les tâches plus expertes requièrent une connaissance ou maîtrise de : la gestion du calendrier des litiges, la préparation des pièces de procédure, la rédaction des conclusions, des assignations, à l’aide des logiciels E-barreau et E-Carpa. Pour ces emplois, une personne ayant une expérience juridique antérieure et éventuellement un diplôme de l’Ecole nationale de droit et procédure du personnel des avocats («ENADEP») est préférée.

Paralegaux : Ces emplois sont moins courants que ceux des assistant/es et peuvent varier considérablement en termes de qualifications et d’expérience demandées. Ils sont généralement ouverts à tous ceux qui ont des qualifications juridiques, pas nécessairement des juristes qualifiés, mais à des candidats ayant une formation juridique (ENADEP). Les différents types de spécialisation des paralegaux sont les suivants : droit des sociétés, propriété intellectuelle, arbitrage, marchés des capitaux internationaux, puis d’autres rôles de paralegaux plus «généraux», qui peuvent inclure le maintien du savoir-faire de la société.

Personnel du soir : La plage horaires pour la plupart des postes du soir est de 18 h à minuit. Cependant quels que soient les horaires, vous devez être flexible car il y a souvent des astreintes dans le contrat. S’il y a du travail à faire au-delà des horaires habituels, il vous est demandé de les accomplir contre rémunération additionnelle. Ce sont généralement des rôles à temps partiel qui attirent ceux ayant des activités professionnelles annexes ne leur procurant pas nécessairement un salaire suffisant pour vivre. J’ai ainsi pu placer occasionnellement un restaurateur d’art, une créatrice de mode ou des étudiants en reprise d’études. Ce sont des postes très indépendants, il y a un personnel restreint le soir et vous devez être très réactif, prendre des initiatives et posséder l’aptitude à trouver par vous-même les solutions aux difficultés.

Facturation : Les postes spécifiques d’assistant/es de facturation existent dans les  grands cabinets d’avocats. Ils travaillent généralement en liaison avec la comptabilité. Ils sont normalement diplômé/es BAC + 2 et ont un bon niveau d’anglais. De nombreuses factures sont en anglais et ce ne sont généralement pas de simples notes mes des documents élaborés avec des justificatifs à inclure et un narratif à écrire. La facturation est un rôle important impliquant des contacts réguliers avec les associés et le département de comptabilité, la gestion des dépenses, la rédaction des factures pour approbation, l’envoi des factures et la gestion du processus de paiement. Un logiciel de facturation assez répandu est Elite mais de nombreuses entreprises disposent de leurs propres programmes internes.

Documentalistes également connus sous le nom de Know-How Specialists ou Professional Support Lawyers : Nous avions l’habitude de recruter ces profils régulièrement, mais au cours des dernières années la demande a diminué. Ce sont des rôles de recherche spécialisés, les bibliothécaires juridiques étant souvent dispatchés pour assister des équipes.

Marketing/Communications : De nombreux professionnels en marketing / communication possèdent souvent des qualifications conjointes en juridique et marketing. Ces professionnels du marketing juridique ou du développement commercial sont très recherchés. Certains travaillent directement au sein de départements, n’intervenant pour que le marketing ou les communications bancaires, par exemple. D’autres travaillent directement au sein de l’équipe marketing et gèrent tous les départements. Beaucoup de nos placements en marketing / communication rapportent ou travaillent en tandem avec d’autres bureaux, souvent à Londres, où de nombreux cabinets d’avocats internationaux ont leur siège. Les qualifications de recrutement pour ces rôles peuvent varier énormément. J’ai rencontré des assistants qui ont été mutés au service marketing et qui ont suivi une formation « sur le tas », bien qu’il soit juste de dire que la majorité de nos postes en marketing concernent des personnes hautement qualifiées. Ces rôles sont très exigeants et comprennent la gestion du pitch, la création de supports marketing, la présence numérique, la communication, la gestion des événements et du CRM,…

Office Managers (généralement pour les plus petits bureaux), ressources humaines, comptabilité, Facilities, Accueil… comme toutes les entreprises, tous les rôles précités existent en cabinet d’avocats.

Postes juridiques internes : De nombreuses entreprises moyennes et grandes, possèdent des équipes juridiques en interne et recrutent des juristes, paralegaux et assistants juridiques.

Quel profil convient pour un cabinet d’avocats ? La majorité des cabinets avocats avec lesquels nous travaillons sont ouverts aux candidats sans expérience préalable en cabinet. Après tout nul n’est né dans un cabinet d’avocats et il faut bien commencer quelque part !

Les Logiciels : Certaines compétences sont toutefois essentielles et un niveau expert de pratique de MS Office en est une. Selon le département, il y aura des besoins différents. Certains départements vous demanderont de travailler sur de gros documents.  Des avocats de différents départements peuvent être amenés à travailler simultanément sur des parties d’un même document. Celui-ci peut être sauvegardé dans de nombreuses versions différentes. En dehors de MS Office les cabinets d’avocats utilisent des logiciels spécialisés, les plus courants étant décrits ci-dessous : 

Les LogicielsCe que cela fait !
Elite 3E 
Carpe Diem
Logiciel de facturation
Saisie de temps (associé à la facturation)
EPIC et InteractionBases de données clients
FileSite aussi connu sous le nom de
Worksite
Gestion des documents 
Concur Gestionnaire de frais
CompareComparateur de documents

Que vous veniez d’un autre cabinet ou que vous soyez débutant, la plupart des entreprises offrent une période de formation à l’entrée en fonction, afin de vous familiariser avec leurs logiciels internes.

Anglais : Un excellent niveau d’anglais et de français sont requis pour la majorité de nos rôles en juridique en France. Beaucoup de documents juridiques sont rédigés dans un anglais très technique. Les postes sont souvent ouverts aux langues maternelles anglaises. Un bon niveau écrit est demandé, vous allez avoir de courtes lettres à rédiger ou à relire en anglais. Beaucoup de nos clients utilisent la version anglaise de leurs logiciels et en particulier MS Office.

Qualités Personnelles : De toutes les qualités demandées en cabinet d’avocats les trois plus incontournables sont l’organisation, la rigueur et la flexibilité.

L’organisation est capitale, vous devez prioritiser vos tâches, souvent agir rapidement en anticipation du travail à venir. (Avoir une liste de priorités, prendre des notes, organiser vos calendriers, les courriels à traiter, avoir les numéros de téléphone importants à portée de main, les sites favoris sur le net, …)

Le niveau de service attendu en cabinet d’avocats est de la plus haute exigence, les mots ayant une importance capitale dans un contexte juridique. Les amoureux des langues ainsi que les défenseurs intransigeants de la grammaire sont prédisposés à occuper ces postes.

Vous devez posséder une force de caractère mais être capable de souplesse, vous travaillerez avec des personnalités différentes aux styles de travail très divers. Vous devez savoir vous adapter aux situations changeantes.

En plus de diplômes en droit, les personnes ayant un parcours dans le journalisme, la littérature, l’éducation linguistique sont généralement les bienvenus dans le monde juridique.

Avantages : De bons salaires et les avantages associés (mutuelle, remboursement de la moitié de votre titre de transport, 25 jours de vacances, RTT si vous travaillez au-delà de 35 heures. La plupart des cabinets sont basés dans le triangle d’or, à Paris et offrent de généreux packages. Les avantages additionnels sont multiples et varient en fonction de l’entreprise. Par exemple : bonus selon performance, cantines, participation, intéressement, chèques déjeuners, abonnement à un club de gym, 1% logement, assurance vie, des bons d’achat à noël ou chèques vacances, et certains offrent même un jour supplémentaire pour votre anniversaire !

Si vous recherchez l’intérêt d’une carrière juridique en cabinet d’avocats, merci de nous adresser votre CV à recruitment@smartsteps.fr

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