Executive Assistant bilingue anglais h/f

Dans un contexte de très forte croissance de l’activité et des équipes, nous recrutons un poste d’Exécutive Assistant (EA) pour notre client (environnement pharmaceutique). Rattaché(e) à la CEO vous appuyez l’équipe sur place (DG et CEO) afin de leur permettre de réaliser leurs missions. Un environnement dynamique et un travail très varié.

Location: Paris 09
Responsibilities:
  • Anticiper, planifier et organiser les réunions liées à la levée de fonds, avec une compréhension fine des priorités et des contraintes tout en suivant l’équipe
  • Faciliter et anticiper l’organisation des meetings internes liés aux rôles et responsabilités de chacun
  • Assistance au pilotage des Comités de Direction et organisation des réunions de Direction
  • Appuyer l'équipe dans la gestion du planning et des agendas
  • Prendre connaissance des dossiers, en connaître les priorités et les coordonner, suivre les deadlines, relances, différentes étapes des projets
  • Garantir la circulation de l'information (gestion des signatures, traitement et enregistrement des courriers, photocopies, tri, classement, archivage
  • Apporter un support sur le suivi des contrats des investisseurs et des deals potentiels en lien avec les services financiers : NDA, contrat, archivage
  • Assurer un suivi rigoureux des coûts liés au coûts, expenses, déplacements, et la mise en place de rendez-vous régulier avec les services financiers (controlling), notes de frais de la Directrice et du Président
  • Faciliter et organiser les déplacements professionnels sur tous les aspects logistiques (voitures, vols, hôtels, visas, sécurité sanitaire et physique, etc…)
  • Organiser les réservations de salles externes ou internes au regard des réunions qui doivent s’y dérouler ainsi que l’ensemble des services qui s’y rattachent (organisation des déjeuners, petit déjeuner, etc…)
  • Organiser les events avec le support éventuel des autres membres de l’équipe
  • Assurer l'accueil téléphonique et physique des clients/candidats/membres français et étrangers ;
  • Organiser les réunions, séminaires ou événements et de gérer les déplacements en France et à l'étranger (réservation d'hôtels, de titres de transports, visa) ;
  • Assurer le suivi des congés et des absences ;
  • Gérer les commandes et le traitement des factures ;
  • Assurer l'interface avec l'IT pour les arrivées/départs des nouveaux arrivants ;
  • Traiter l'information, saisir et mettre à jour les bases de données
  • Faciliter la circulation de l'information et assurer l'interface entre la Société et tous les Départements et collaborateurs.
Essentials Skills:
  • Vous êtes titulaire d’un diplôme bac + 2 ou équivalent avec 10 ans+ d’expérience professionnelle, si possible, dans un environnement international. Vous vous intéressez aux évolutions et transformations touchant le monde notamment dans l’environnement pharmaceutique.
  • Capacité d’analyse et pragmatisme orienté sur la résolution de problèmes, doté d’un esprit positif
  • Ouverture culturelle et grand intérêt pour les thèmes économiques et sociaux
  • Excellentes qualités relationnelles alliant discrétion, empathie et diplomatie, assertivité
  • Professionnel dynamique, assertif et mature, capable également de stimuler les autres
  • Sens de la rigueur et de l'efficacité aiguisés
  • Bonne compréhension et gestion des priorités, capacité à gérer plusieurs taches de front
  • Bonne compréhension des processus d’entreprise et capacité à challenger l’existant dans le sens de son amélioration
  • Capacité à se projeter dans la vie de la CEO et vérifier la faisabilité de l'agenda
  • Excellente capacité de communication tant à l’écrit qu’à l’oral, de communication verbale et non verbale.
  • Vous maîtrisez parfaitement le français et l’anglais (oral et écrit).
  • Polyvalence, résistance au stress et excellente gestion des priorités (capacité à distinguer le prioritaire du secondaire)
  • Connaissance des process métier liés à l’assistanat (facturation, gestion d’agenda, voyages, déplacements, mise en place de meetings…)
  • Compétences en matière de nouvelles technologies (MS Office et Chrome River)
  • Capacité à gérer son temps et celui de l’autre tout en respectant les deadlines

To submit your application please complete the form below. Fields marhed with an asterisk * are required. When you have finished click Apply at the bottom of this form.

Joindre votre CV (taille max 1Mo) :