Assistant(e) de direction (Personal Assistant) h/f

14 Mar

Assistant(e) de direction (Personal Assistant) h/f

Un cabinet d’avocats international et prestigieux recherche un/e assistant/e de direction anglais courant pour une équipe : 9 collaborateurs dont 4 Managing Associates – 1 Counsel – 2 à 3 stagiaires par période.

Localisation: Paris centre

Mission: Secrétariat classique :

Gestion des appels téléphoniques
Impressions, scan et photocopies
Frappe, relecture et envoi de courriels et courriers
Mark-up, formatage de documents
Ouverture des dossiers : ouverture des dossiers en lien avec les associés et Business acceptance sur New Matter Opening
Process interne sur Engage et NIM et mise à jour des Current matters lists pour suivi

Préparation des narratifs, préparation des drafts avec le service comptable, envoi des factures finales, mise à jour des tableaux de suivi et

prise de rendez-vous, organisation des visio-conférences via Teams, gestion des rencontres clients (réservation des salles en interne et restaurants pour les déjeuners clients), organisation des déplacements et voyages d'affaires (réservation de taxis, trains ou vols et hôtels)
Gestion des notes de frais
Classement et archives dématérialisées de documents sur DocExplorer

Missions ponctuelles :

Entrée des factures fournisseurs sur Readsoft
Modification des temps sur Intapp sur demande des associés
Organisation des réunions clients et des évènements clients (conseils d'administration, assemblées générales, etc…) en lien avec la Réception
Mise à jour des contacts sur Outlook et Clientbook, ajouts des contacts invités aux évènements Marketing du cabinet
Modification et formatage des pitch en lien avec l'équipe Marketing, mise à jour des CVs
Préparation et envoi mensuel des League Table
Envoi et suivi des originaux de contrats pour signature

Gestion administrative du département :

Organisation des entretiens des stagiaires suite à une candidature et des entretiens de mi et fin de Mise à jour du tableau de suivi.
Accueil des nouveaux stagiaires.
Organisation et gestion des réunions hebdomadaires de l'équipe
Gestion des absences des membres de l'équipe sur Workday et mise à jour du planning des congés
Commandes des fournitures de bureau
Organisation des évènements d'équipe (Secret Santa, Team Building, etc.),
Lien avec le Hub et les secrétaires du soir pour les demandes des collaborateurs et stagiaires
Aide ponctuelle des collaborateurs si urgence

Profil: Compétences :

Bonne connaissance du Pack Office (Word, Excel et Powerpoint) Anglais courant parlé et écrit (utilisation au quotidien)
Bonne orthographe

Qualités personnelles :

Sens du service, adaptabilité et souplesse
Gestion des priorités, autonomie et anticipation des demandes Savoir faire preuve de rigueur et d'organisation, soucis du détail

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