La crise du Covid-19 a provoqué beaucoup de chamboulements dans nos vies professionnelles en raison notamment des obligations de travail à la maison. Les appels vidéos étaient autrefois la solution à la distanciation ; ils sont aujourd’hui davantage la solution au Covid et me semblent s’être désormais installés pour de bon dans nos vies ! 

En regardant le ministre de la santé, Olivier Veran, parlant à la télévision du Covid, en vidéo depuis son bureau, j’ai fait quelques observations. Évidemment il bénéficie d’une aide pour la mise en place de ses interventions télévisées, et il était habillé, comme tous les politiques, à l’image de son rôle. Sur son bureau il y avait un verre d’eau, une plante à droite, les drapeaux français et européens à gauche. Derrière lui une vue de Paris en fond neutre complétait le tableau. D’autres personnalités des médias travaillent de chez eux actuellement et se sont préparés en conséquence. Les fonds d’écran sont neutres et les caméras sont positionnées de façon à les montrer à leur avantage. Il n’y a pas de problème d’audio ni de visuel. Il se sont préparés pour leur intervention vidéo !

Par contre les personnels (employés, maîtrise, voire cadres), ne travaillant pas forcement dans les médias, sont peu habitués à utiliser la vidéo, voire pas du tout ! Même si certains l’ont fait pre-Covid, c’était souvent à partir d’un bureau où l’équipe technique avait déjà tout mis en place. Aujourd’hui, par la force des choses, nous sommes obligés de passer des appels vidéos de chez nous (souvent pour les entretiens) avec toutes les contraintes que cela peut comporter. Ci-dessous vous trouverez quelques astuces qui vous aideront à réussir à maitriser ce nouvel outil.

• Ayez un intérieur propre et rangé ou à défaut, organisez un fond d’écran neutre (mur blanc, tenture ou rideaux unis). Si ce n’est pas possible de chez vous, il y a des solutions logicielles permettant de créer un fond virtuel.

• Fermez la porte et les fenêtres ! Il faut éviter les nuisances sonores parasites : les enfants, les sirènes, la télévision, les voisins, les animaux, l’aspirateur, …).  Utilisez une solution technique pour améliorer l’audio et bloquer les bruits intempestifs (essayez les airpods / casques ou équivalents).

• Prenez des précautions … le monde technique peut connaitre des aléas ! Il est mieux, à titre de précaution, d’avoir le n° de téléphone à portée de main !

• Habillez-vous pour votre appel. Une mauvaise présentation et une pauvre hygiène peuvent être vues en vidéo, un sourire peut être entendu au téléphone !

• Organisez vous. Nettoyez votre bureau, ayez une boisson à portée de main. Avez-vous tous les papiers nécessaire à côté de vous ?

• Si possible, il est mieux d’avoir un espace dédié pour vos appels. Si ce n’est qu’un espace temporaire, vous apprendrez vite comment vous installer correctement pour vos appels.

• Si vous appelez l’étranger, pensez à vérifier l’heure locale et le décalage horaire.

• Si vous êtes l’organisateur/ice de la réunion, il est conseillé de préparer à l’avance un ordre du jour et de l’envoyer aux intervenants. Cela démontre votre efficacité et permet à tous d’organiser leur contribution à la réunion. Les ordres du jours aident les intervenants à rester sur le sujet et évitent à l’appel de s’éterniser !

• Selon le message que vous souhaitez transmettre, pensez à préparer des visuels pour mieux faire passer vos informations.

• Il y a des moyens techniques pour enregistrer les appels vidéo, raison de plus pour rester sur le sujet et avoir une présentation professionnelle. L’enregistrement d’un appel peut vous rappeler exactement ce qui a été dit et peut aussi être partagé avec ceux qui n’ont pas pu assister à l’appel en direct.

Les bonnes manières en ligne

• Votre langage corporel est important, ayez le dos droit, regardez la camera, ne vous laissez pas aller à la rêverie, ne gigotez pas, ne mangez pas, ne vous interrompez pas, ne faites pas autre chose en même temps, restez attentif,  … les mêmes bonnes manières sont attendues autant que si vous étiez en face de la personne.

• Mettez votre téléphone en mode silencieux pour ne pas être interrompu quand vous êtes déjà en ligne (le bruit d’un appel entrant ou un txt peut déranger).

• Les micros, comme les téléphones, peuvent transmettre les bruits mêmes faibles. Faites attention de filtrer les bruits parasites quand vous n’avez pas la parole !

• S’il y a plus de deux personnes participant à l’appel, vérifiez d’abord que tout le monde peut entendre et voir correctement. Si vous ne vous connaissez pas déjà, c’est à la personne qui organise l’appel de faire les présentations (comme ils le font lors des débats télévisés).

• Pour éviter de parler à plusieurs en même temps ou d’interrompe une personne même involontairement, attendez un petit moment avant de prendre la parole ou levez la main pour alerter les intervenants. Dans les situations en face à face, le langage corporel indique normalement quand une personne veut parler, c’est peut-être moins évident de détecter certains signaux lors d’un appel téléphonique.

• Parlez clairement et à une vitesse normale (soyez conscient qu’il y a parfois des décalages de quelques micros-secondes, ou un bruit momentané sur les lignes).

• Si vous avez besoin de chercher un document en ligne, par exemple, communiquez aux autres ce que vous faîtes et donnez une estimation du temps nécessaire afin de leur éviter une attente perturbant le déroulement de la réunion. 

Une verification technique

• Si vous utilisez votre compte personnel pour vos communications, il serait peut-être judicieux de créer un compte à part pour usage professionnel. Créez celui-ci avec un nom professionnel, une photo professionnelle, vérifiez vos préférences.

• Ajustez votre écran pour ne pas paraitre déformé. Votre ordinateur ou téléphone doit être à la bonne hauteur et distance de votre visage. J’ai noté qu’Olivier Veran était positionné au milieu de l’écran !

• Si vous y êtes invité par un tiers, vous aurez peut-être un logiciel à télécharger, il faut mieux faire ceci bien avant l’appel. Vérifiez que la technologie marche sur votre ordinateur, si possible. Il y a beaucoup de logiciels pour les appels vidéos : MS Teams, Zoom, Gotomeeting, …

• Ajustez votre audio et votre luminosité. Pour mieux entendre, pensez à mettre un casque avec un micro. Vérifiez votre connexion Wi-Fi et que tous vos équipements sont pleinement chargés.

• Fermez vos fenêtres et sur votre ordinateur les applications que vous n’utilisez pas. Surtout si vous partagez votre écran avec les autres participants, désactivez pop-ups, chats, notifications calendriers, emails, … n’informez pas involontairement les autres participants de votre activité en ligne.

Resources

Recherchez en ligne les informations correspondant le mieux à votre situation. Il existe de nombreux logiciels, tutoriels vidéos, opinions sur la qualité des applications.

Conclusion

Nous sommes tous et toutes des stars de l’écran ces derniers temps ! Apparaître à l’écran requiert de la confiance et de l’aide professionnelle (maquillage et lumière professionnelle !). Au bureau, personne n’attend de vous une telle performance, mais simplement un peu de bon sens pour maximiser votre appel. Pour le côté technique, et parce que nous ne sommes pas tous des informaticiens, sollicitez autant que possible l’aide de votre département informatique. N’hésitez pas non plus à demander un écran plus grand ou un équipement plus adapté au travail à domicile. Que nous apprécions les appels vidéos ou pas, comme le travail à la maison, nous devons nous ajuster en conséquence. Les plus proactifs d’entre nous en profiteront pour développer leurs compétences en communication visuelle ! Prenez soin de vous en cette période inédite !

Lynda Petit est consultante en recrutement, Franco-Britannique avec plus de 20 ans d’expérience, diplômée du Chartered Institute of Personnel & Development, GB et membre de l’Association Nationale des Directeurs des Ressources Humaines, France.